Protection des données relatives à la vie privée

Chers clients et partenaires,

Le présent document reprend les principales informations relatives à la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel.

Compte tenu de la nouvelle législation qui est entrée en vigueur au sein de l’Union européenne, ce texte a été préparé conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (désigné ci-après uniquement RGPD).

Afin d’en faciliter la compréhension et la lecture, ce texte a été élaboré sous forme de questions-réponses.

Vous obtiendrez des informations dans l’ordre suivant :

  1. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel?. 2
  2. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel?. 2
  3. Quels sont nos intérêts légitimes?. 2
  4. Comment les données à caractère personnel sont-elles obtenues?. 3
  5. Quelles catégories de données à caractère personnel sont-elles traitées?. 3
  6. Sur quelles bases juridiques se fonde le traitement des données à caractère personnel?. 3
  7. Allons-nous transmettre vos données à caractère personnel à des tiers?. 3
  8. Mes données à caractère personnel seront-elles transmises à un pays tiers ou à une organisation internationale? 4
  9. Combien de temps allons-nous sauvegarder vos données à caractère personnel?. 4
  10. Quels sont vos droits en termes de traitement de vos données à caractère personnel et comment pouvez-vous faire valoir ces droits?. 4
  11. Les données à caractère personnel sont-elles automatiquement analysées?

Par la présente, nous vous faisons part des informations fondamentales que nous nous devons de vous fournir en tant que responsable du traitement des données.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, quelles qu’elles soient, n’hésitez pas à nous contacter.

1. Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel?

Le responsable du traitement est une personne qui, seule ou avec d’autres, définit les finalités du traitement des données à caractère personnel et décide de la manière dont ces données seront traitées.

Dans le cas présent, le responsable du traitement des données à caractère personnel est la société :

MAGSY, s.r.o., Jateční 523, 760 01 Zlín, République tchèque.

Il est possible de contacter le responsable du traitement en lui écrivant à l’adresse e-mail : magsy@magsy.cz.

2. Pourquoi avons-nous besoin de vos données à caractère personnel?

Le responsable du traitement traite vos données à caractère personnel dans les buts suivants :

  • permettre la conclusion et l’exécution d’un engagement contractuel passé entre le responsable du traitement et vous-mêmes (article 6, alinéa 1, lettre b) du RGPD). Une telle relation engendre cependant d’autres obligations légales et le responsable du traitement se doit de traiter vos données à caractère personnel aussi dans ce but (article 6, alinéa 1, lettre c) du RGPD) ;
  • protéger ses intérêts légitimes (article 6, alinéa 1, lettre f) du RGPD) qui sont principalement des objectifs de marketing. Si le responsable du traitement souhaite adapter au mieux ses messages commerciaux et son offre de produits et services à vos besoins, il est nécessaire qu’il obtienne votre consentement pour pouvoir traiter vos données à caractère personnel dans ce but (article 6, alinéa 1, lettre a) du RGPD).

D’une manière générale, procurer ses données à caractère personnel au responsable du traitement est une exigence légale et contractuelle. En ce qui concerne la procuration de données à caractère personnel dans des finalités de marketing, ce qui ne représente pas l’exécution d’une obligation contractuelle et légale, le responsable du traitement se devra de vous demander d’exprimer votre consentement. Si vous ne donnez pas votre accord au responsable du traitement pour qu’il traite vos données à caractère personnel dans des objectifs de marketing, cela ne signifiera pas qu’en conséquence de cela, le responsable du traitement refuse de vous procurer ses produits ou services sur la base du contrat conclu.

3. Quels sont nos intérêts légitimes?

Le responsable du traitement traite également vos données à caractère personnel en vue de protéger ses intérêts légitimes. Les intérêts légitimes du responsable du traitement sont principalement la bonne exécution de toutes les obligations contractuelles du responsable du traitement, la bonne exécution de toutes les obligations légales du responsable du traitement, le marketing, la protection des activités d’entreprise du responsable du traitement et de son patrimoine, mais aussi, la protection de l’environnement et la mise en place d’un développement durable.

4. Comment les données à caractère personnel sont-elles obtenues?

C’est généralement vous qui transmettez directement vos données à caractère personnel au responsable du traitement et ce, principalement par le biais des formulaires que vous remplissez, par le biais de la communication que vous échangez avec lui ou par le biais des contrats que vous avez passés avec lui. Outre cela, les données à caractère personnel peuvent également provenir de ressources accessibles au public, de registres et autres agendas, comme par exemple le Registre du Commerce et des Sociétés, le registre des personnes endettées, les registres professionnels, etc. Le responsable du traitement a aussi pu obtenir vos données à caractère personnel par le biais de tiers habilités et autorisés à accéder et à traiter vos données à caractère personnel et avec lesquels le responsable du traitement coopère et enfin, ces données peuvent provenir d’informations accessibles sur l’Internet après que vous les y aurez vous-mêmes téléchargées.

5. Quelles catégories de données à caractère personnel sont-elles traitées?

Afin de garantir votre satisfaction au titre de la bonne exécution de ses engagements, de garantir la bonne exécution de ses obligations légales, de garantir une offre de produits et de services individualisée, ainsi que dans le cadre des autres finalités stipulées ci-avant, le responsable du traitement traitera les catégories de données à caractère personnel suivantes :

  • identifiants fondamentaux – prénom, nom, adresse postale ;
  • coordonnées fondamentales – numéro de téléphone et adresse e-mail ;
  • site Internet à partir duquel le visiteur a ouvert la page Internet de la société MAGSY ;
  • adresse IP ;
  • date de l’accès et durée de l’accès ;
  • éventuelles questions du visiteur ;
  • informations relatives au navigateur et au système opérationnel de l’ordinateur du visiteur du site Internet.

6. Sur quelles bases juridiques se fonde le traitement des données à caractère personnel?

La licéité du traitement est définie par les dispositions de l’article 6, alinéa 1 du RGPD. Selon ces dispositions, le traitement est licite s’il est nécessaire à l’exécution d’un contrat, au respect d’une obligation légale du responsable du traitement, à la protection des intérêts légitimes du responsable du traitement ou si le traitement est réalisé sur la base du consentement que vous avez donné au responsable du traitement.

7. Allons-nous transmettre vos données à caractère personnel à des tiers?

Les personnes qui ont accès à vos données à caractère personnel sont nos employés et les sociétés suivantes :

  • notre bureau comptable externe ;
  • le transporteur utilisé ;
  • l’administrateur des systèmes informatiques.

Nous avons conclu avec tous ses collaborateurs et sociétés un contrat dans lequel ils s’engagent à traiter les informations à caractère personnel qui leur ont été transmises conformément à ce qui est défini dans le Règlement RGPD.

Dans le cadre de nos obligations légales, nous nous devons également de transmettre certaines données à caractère personnel aux autorités de l’administration publique, comme par exemple l’administrateur des impôts, les tribunaux, les organes actifs dans le cadre d’une procédure pénale ou les autorités de contrôle du marché des capitaux.

8. Mes données à caractère personnel seront-elles transmises à un pays tiers ou à une organisation internationale?

Nous ne transmettrons vos données à caractère personnel à aucun pays situé en-dehors de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen.

9. Combien de temps allons-nous sauvegarder vos données à caractère personnel?

Les données à caractère personnel ne seront sauvegardées que durant la période absolument nécessaire à la finalité de leur traitement. Une fois cette période écoulée, les données seront rendues anonymes ou seront liquidées en toute sécurité et de manière irréversible pour qu’elles ne puissent pas faire l’objet d’abus quels qu’ils soient.

10. Quels sont vos droits en termes de traitement de vos données à caractère personnel et comment pouvez-vous faire valoir ces droits?

L’objectif du responsable du traitement est que le traitement de vos données à caractère personnel se déroule en bonne et due forme et surtout, en parfaite sécurité. Les droits qui sont décrits ci-dessous vous sont garantis et vous pourrez les faire valoir auprès du responsable du traitement.

Vous pourrez faire valoir vos droits sous forme de requête écrite que vous enverrez au responsable du traitement, que ce soit à son adresse électronique ou à l’adresse postale stipulée au point 1 de la présente.

Toutes les communications et avis relatifs aux droits que vous avez fait valoir vous seront transmis par le responsable du traitement à titre gratuit. Si la demande était cependant clairement non-fondée ou inappropriée, principalement en raison de sa continuelle répétition, le responsable du traitement aura le droit de facturer des frais qui tiendront compte des dépenses liées à la transmission des informations demandées. En cas de répétition d’une requête visant à obtenir une copie des données à caractère personnel qui sont traitées, le responsable du traitement se réservera le droit de facturer des frais administratifs.

Les communications et éventuelles informations relatives aux mesures qui ont été prises vous seront transmises par le responsable du traitement dans les plus brefs délais, au plus tard cependant dans un délai d’un mois. En cas de besoin, et en fonction de la complexité et du nombre de requêtes enregistrées, le responsable du traitement aura le droit de prolonger ce délai de deux mois. Il devra cependant vous informer de cette prolongation du délai et en indiquer les raisons.

10.1 Le droit à l’information concernant le traitement de vos données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de vous informer si vos données à caractère personnel sont ou non traitées. Si vos données à caractère personnel sont traitées, vous avez le droit de demander au responsable du traitement de vous remettre des informations concernant l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, de son représentant et éventuellement de ses mandataires en termes de protection des données à caractère personnel, des informations sur les finalités du traitement, sur les catégories de données à caractère personnel qui sont concernées, sur les destinataires ou catégories de destinataires des données à caractère personnel, sur les responsables habilités, sur la liste de vos droits, sur la possibilité de faire appel auprès du Bureau pour la protection des données à caractère personnel, sur les sources des données à caractère personnel qui sont traitées et sur la prise de décision et le profilage automatisés.

Si le responsable du traitement envisage de traiter vos données à caractère personnel pour une finalité différente de celles pour lesquelles elles avaient été collectées, il se devra de vous transmettre, avant même de commencer ce traitement, des informations concernant cette nouvelle finalité, ainsi que toutes les autres informations pertinentes.

Les informations qui vous sont transmises dans le cadre de l’application de ce droit sont déjà incluses dans le présent communiqué, mais rien de vous empêche de nous les redemander.

10.2 Droit d’accès aux données à caractère personnel

Vous avez le droit de demander au responsable du traitement de vous informer si vos données à caractère personnel sont ou non traitées. Si c’est le cas, vous disposez d’un droit d’accès aux informations relatives aux finalités du traitement, aux catégories de données à caractère personnel qui sont traitées, aux destinataires ou catégories de destinataires, à la période de stockage des données à caractère personnel, aux informations relatives à vos droits (le droit de demander au responsable du traitement de rectifier ou d’effacer vos données, le droit de vous opposer au traitement, le droit d’émettre des réserves contre ce traitement), au droit de déposer une plainte auprès du Bureau pour la protection des données à caractère personnel, aux informations relatives aux sources des données à caractère personnel, aux informations stipulant si une prise de décision et un profilage automatisé sont ou non réalisés, et aux informations portant sur la procédure mise en place, ainsi que sur la signification et les conséquences probables qu’un tel traitement peut avoir pour vous. Vous aurez également accès aux informations et garanties lorsque les données à caractère personnel sont transmises à des pays tiers ou à des organisations internationales. Vous avez le droit de demander de vous faire remettre une copie des données à caractère personnel qui sont traitées. Le droit d’obtenir cette copie ne peut cependant pas défavorablement porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.

10.3 Droit de rectification

Si vous avez par exemple changé de domicile, de numéro de téléphone ou si d’autres faits qu’il est possible de considérer comme étant des données à caractère personnel ont changé, vous avez le droit de demander au responsable du traitement de rectifier les données à caractère personnel qu’il traite à votre sujet. Outre cela, vous avez le droit de faire compléter des données à caractère personnel qui seraient incomplètes et ce, par le biais d’une déclaration complémentaire.

10.4 Droit d’effacement (droit à l’oubli)

Dans certains cas clairement définis, vous avez le droit de demander au responsable du traitement d’effacer vos données à caractère personnel. Parmi ces cas spécifiques, citons par exemple le fait que les données archivées ne sont plus nécessaires aux finalités stipulées plus haut dans la présente. Le responsable du traitement effacera automatiquement les données à caractère personnel après expiration d’un délai indispensable, mais vous pourrez cependant le contacter à tout moment en lui présentant votre demande. Votre demande fera alors l’objet d’une analyse individuelle (malgré l’existence de votre droit d’effacement, le responsable du traitement peut être dans l’obligation ou avoir un intérêt légitime à garder vos données à caractère personnel). Vous serez ensuite informés en détails de la suite qui sera donnée à votre demande.

10.5 Droit d’opposition

Le responsable du traitement ne traite vos données à caractère personnel que dans une envergure indispensablement nécessaire. Si vous avez le sentiment que le responsable du traitement dépasse par exemple le cadre des finalités susmentionnées et pour lesquelles il archive vos données à caractère personnel, vous pourrez lui présenter une requête dans laquelle vous lui demanderez de n’archiver vos données à caractère personnel que pour les raisons légales les plus indispensables ou de bloquer vos données à caractère personnel. Votre demande fera ensuite l’objet d’une analyse individuelle et vous serez informés en détails de la suite qui y sera donnée.

10.6 Droit de portabilité des données

Si vous souhaitez que le responsable du traitement transmette vos données à caractère personnel à un autre responsable, respectivement à une autre société, le responsable du traitement transmettra vos données à caractère personnel à la personne désignée sous le format souhaité et ce, à condition qu’aucun obstacle juridique ou autre ne l’en empêche.

10.7 Droit d’émettre des réserves et une prise de décision individuelle automatisée

Si vous déterminez ou pensez que le responsable du traitement traite vos données à caractère personnel d’une manière qui va à l’encontre de la protection de votre vie privée et personnelle ou qui va à l’encontre de la réglementation en vigueur (en supposant que les données à caractère personnel sont traitées par le responsable du traitement sur la base d’un intérêt public ou légitime ou qu’elles sont traitées dans des finalités de marketing, incluant également le profilage, dans des finalités statistiques ou dans des finalités ayant une importance scientifique ou historique), vous pourrez contacter le responsable du traitement et lui demander des explications ou lui demander d’éliminer les erreurs qui sont survenues.

Vous pourrez également émettre directement des réserves contre la prise de décision et le profilage automatisés.

10.8 Droit de déposer plainte auprès du Bureau pour la protection des données à caractère personnel

Vous pourrez à tout moment contacter les autorités de surveillance pertinentes pour leur présenter vos suggestions ou plaintes en matière de traitement de vos données à caractère personnel.

10.9 Droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement portant sur le traitement de vos données à caractère personnel. Pour ce faire, il vous suffira d’envoyer une demande écrite à l’adresse e-mail ou à l’adresse postale stipulée au point 1 de la présente note.

11. Les données à caractère personnel sont-elles automatiquement analysées?

Les données à caractère personnel ne sont pas automatiquement analysées et elles ne sont pas utilisées pour réaliser un profilage ou une prise de décision automatique dans le domaine des activités de marketing du responsable du traitement.